Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem systemu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

KSeF: obowiązkowy czy dobrowolny? Po okresie fakultatywnym platforma ma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązkowe e-Fakturowanie wejdzie w życie w dwóch etapach:

1 lutego 2026 r. – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 roku podatkowym
przekroczyła 200 mln zł;

1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich przedsiębiorców.

Właścicieli firm, u których wartość faktur wystawionych za dany miesiąc nie przekroczy 10 tysięcy brutto, obowiązkowy KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Do 31 grudnia 2026 r. będzie obowiązywał okres przejściowy, w trakcie którego będą obowiązywać ułatwienia i odstępstwa od docelowych zasad funkcjonowania KSeF.

Zakłada on:

• wystawianie faktur papierowych w ograniczonych przypadkach;
• wystawianie faktur z kas rejestrujących;
• brak wymogu podawania numeru KSeF na przelewach za e-Faktury;
• odroczenie kar finansowych za błędy związane z e-Fakturowaniem.

Docelowo Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty:

• przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT;
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
• podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski
  identyfikator podatkowy NIP.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta - można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.